Política de Privacidade

1. Quem somos

A SYSCOB SERVIÇOS DE COBRANÇA LTDA, inscrita no CNPJ sob nº 07.472.592/0001-93, é uma empresa especializada em serviços de cobrança, recuperação de crédito, atendimento e relacionamento com clientes e devedores em nome de empresas contratantes.

Em determinadas situações, a SYSCOB pode atuar como operadora de dados pessoais, tratando informações em nome de empresas credoras ou contratantes, conforme contrato e instruções recebidas. Em outras situações, a SYSCOB pode atuar como controladora, quando define os meios e finalidades do tratamento para suas próprias atividades administrativas, comerciais, operacionais, legais e de segurança.

Para solicitações relacionadas à privacidade e proteção de dados, utilize o e-mail privacidade@syscob.com.br. No momento, a SYSCOB ainda não possui Encarregado/DPO formalmente definido. Até a definição formal, as solicitações de privacidade poderão ser enviadas ao e-mail acima.

2. Abrangência desta Política

Esta Política se aplica ao tratamento de dados pessoais realizado pela SYSCOB em suas atividades de:

• cobrança e recuperação de crédito;
• atendimento e relacionamento com titulares de dados;
• envio e recebimento de mensagens por WhatsApp Business Platform / Cloud API;
• envio de mensagens por templates aprovados;
• comunicações relacionadas a débitos, acordos, lembretes, atendimento e suporte;
• gestão de dados em CRM;
• gestão de contatos, protocolos e histórico de atendimento;
• uso de Facebook Login e recursos da plataforma Meta, quando aplicável;
• segurança da informação, auditoria e prevenção a fraudes;
• cumprimento de obrigações legais, regulatórias, contratuais e administrativas.

Esta Política não substitui as políticas de privacidade das empresas contratantes, credoras ou parceiras em nome das quais a SYSCOB possa atuar. Quando os dados forem fornecidos por uma empresa contratante, essa empresa poderá também ser responsável por informar ao titular as condições de tratamento aplicáveis ao relacionamento original.

3. Quais dados pessoais podemos tratar

A SYSCOB pode tratar dados pessoais recebidos de empresas contratantes, credoras, parceiros autorizados, sistemas internos, canais de atendimento ou fornecidos diretamente pelo titular. As categorias de dados podem incluir:

• nome completo, CPF, telefone, número de WhatsApp, e-mail e endereço;
• cidade, estado e CEP;
• informações de contrato, conta, débito, parcela, atraso, acordo ou negociação;
• dados relacionados ao credor ou empresa contratante;
• histórico de atendimento, mensagens, chamadas, contatos e tentativas de contato;
• respostas enviadas pelo titular;
• comprovantes, documentos ou informações enviados voluntariamente pelo usuário durante atendimento;
• origem do contato, data e horário de interações;
• status de entrega, leitura, resposta ou falha de mensagens, quando disponibilizado pela plataforma;
• registros de opt-in, opt-out, bloqueio ou solicitação de não recebimento;
• logs técnicos e registros necessários para segurança, auditoria e conformidade.

A SYSCOB não solicita senhas, códigos de autenticação, dados completos de cartão de crédito ou informações sensíveis que não sejam necessárias para a finalidade do atendimento.

4. Como recebemos ou coletamos os dados

Como empresa de cobrança, a SYSCOB normalmente recebe dados pessoais de empresas contratantes ou credoras que possuem relação jurídica, contratual ou comercial prévia com o titular.

Por exemplo, quando uma pessoa possui débito, atraso, pendência, contrato ou relacionamento com determinada empresa credora, essa empresa pode contratar a SYSCOB para realizar atividades de cobrança, atendimento, negociação, lembrete ou recuperação de crédito.

Os dados também podem ser recebidos ou coletados por meio de empresas contratantes e credoras, sistemas de CRM, canais de atendimento, WhatsApp Business Platform / Cloud API, telefone, e-mail, site oficial da SYSCOB, formulários, mensagens enviadas diretamente pelo titular, registros de atendimento, fornecedores de tecnologia, hospedagem, mensageria, análise e segurança, e integrações técnicas autorizadas.

A SYSCOB não recomenda nem utiliza bases de contatos sem origem legítima ou incompatíveis com as finalidades de cobrança, atendimento e relacionamento autorizadas pela legislação e pelos contratos aplicáveis.

5. Finalidades do tratamento de dados

5.1. Cobrança e recuperação de crédito

• identificar o titular;
• realizar contatos relacionados a débitos, contratos, pendências ou acordos;
• enviar lembretes de pagamento e apresentar opções de negociação;
• registrar tratativas, acompanhar acordos, vencimentos e pagamentos;
• confirmar informações necessárias ao atendimento;
• atualizar status de atendimento e atender instruções da empresa credora ou contratante.

5.2. Atendimento e suporte

• responder solicitações e esclarecer dúvidas;
• registrar protocolos e dar continuidade a atendimentos;
• encaminhar demandas à equipe responsável;
• prestar suporte relacionado a cobranças, acordos, canais de pagamento ou informações operacionais;
• atender solicitações de privacidade, cancelamento ou revisão de dados.

5.3. Comunicação via WhatsApp

A SYSCOB pode utilizar a WhatsApp Business Platform / Cloud API para enviar e receber mensagens relacionadas a atendimento, cobrança, lembretes, negociação, suporte e relacionamento; enviar mensagens por templates aprovados; responder conversas iniciadas pelo usuário; registrar histórico de atendimento; confirmar preferências de contato; tratar solicitações de opt-out; e melhorar a organização e eficiência do atendimento.

As comunicações pelo WhatsApp devem observar as regras da WhatsApp Business Platform, as políticas da Meta, a legislação aplicável, os contratos com empresas contratantes e os direitos dos titulares.

5.4. Comunicações comerciais ou institucionais

Quando aplicável e permitido, a SYSCOB poderá enviar comunicações institucionais, informativas ou de relacionamento. Mensagens promocionais ou de marketing somente serão realizadas quando houver base legal adequada, autorização aplicável e respeito aos mecanismos de cancelamento. O usuário poderá solicitar a interrupção de comunicações não obrigatórias a qualquer momento.

5.5. Segurança, auditoria e prevenção a fraudes

Os dados podem ser tratados para proteger sistemas e canais de atendimento, prevenir fraudes, validar identidade, evitar uso indevido de informações, registrar logs de segurança, auditar interações e proteger titulares, contratantes, parceiros e a própria SYSCOB.

5.6. Cumprimento de obrigações legais, contratuais e regulatórias

A SYSCOB poderá tratar dados para cumprir obrigações legais e regulatórias, cumprir contratos com empresas contratantes, atender solicitações de autoridades, exercer direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais, comprovar atendimento, consentimento, opt-out, solicitação ou comunicação, e manter registros fiscais, contábeis, operacionais e de auditoria.

6. Bases legais para o tratamento

A SYSCOB trata dados pessoais de acordo com a legislação aplicável, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD. As bases legais podem incluir, conforme o caso:

• execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• exercício regular de direitos;
• legítimo interesse, respeitados os direitos e liberdades fundamentais do titular;
• proteção ao crédito;
• consentimento, quando aplicável;
• prevenção a fraude e segurança do titular, quando aplicável.

Em atividades realizadas em nome de empresas contratantes, a base legal principal poderá ser definida pela própria contratante, de acordo com a relação jurídica existente entre ela e o titular dos dados.

7. Consentimento, opt-in e comunicações pelo WhatsApp

A SYSCOB poderá receber dados e autorizações de contato a partir da relação existente entre o titular e a empresa credora ou contratante. Em muitos casos, a autorização de contato e o tratamento de dados decorrem do contrato, cadastro, relacionamento comercial, política de privacidade ou documentos aceitos pelo titular junto à empresa credora.

Quando necessário ou aplicável, a SYSCOB poderá registrar ou utilizar informações de opt-in, tais como data e horário da autorização, origem da autorização, empresa credora ou contratante relacionada, número de telefone/WhatsApp autorizado, categoria ou finalidade da comunicação, histórico de atendimento e registro de opt-out.

As mensagens enviadas pelo WhatsApp devem ser compatíveis com a finalidade informada, com a legislação aplicável e com as políticas da WhatsApp Business Platform.

8. Opt-out e cancelamento de mensagens

O usuário pode solicitar a interrupção de mensagens não obrigatórias ou de campanhas de comunicação a qualquer momento. Para cancelar o recebimento de mensagens pelo WhatsApp, o usuário poderá responder com termos como PARAR, SAIR, CANCELAR, REMOVER ou mensagem equivalente.

Também é possível solicitar o cancelamento pelo e-mail privacidade@syscob.com.br.

Após a solicitação, a SYSCOB adotará medidas para registrar o pedido e remover ou bloquear o contato das comunicações aplicáveis, respeitando prazos técnicos, obrigações legais, contratos com empresas credoras e hipóteses em que a comunicação seja necessária para cumprimento de obrigação legal, exercício regular de direitos, segurança, auditoria ou finalidade contratual legítima.

O opt-out de comunicações promocionais ou não obrigatórias não impede o envio de comunicações estritamente necessárias, como respostas a solicitações iniciadas pelo próprio usuário, comunicações relacionadas a acordos, obrigações legais, segurança, atendimento ou exercício regular de direitos.

9. Compartilhamento de dados

A SYSCOB pode compartilhar dados pessoais apenas quando necessário e compatível com as finalidades descritas nesta Política. Os dados podem ser compartilhados com:

• empresas contratantes e credoras;
• fornecedores de tecnologia, CRM, hospedagem, atendimento, análise e mensageria;
• Meta, Facebook, WhatsApp e seus serviços, quando utilizamos WhatsApp Business Platform / Cloud API, Facebook Login, webhooks e demais integrações;
• prestadores de serviços operacionais e administrativos;
• assessorias, consultores, auditores e prestadores de suporte técnico;
• autoridades públicas, judiciais, administrativas ou regulatórias, quando exigido ou permitido por lei;
• terceiros necessários para cumprimento de contrato, segurança, auditoria ou exercício regular de direitos.

A SYSCOB não vende dados pessoais. O compartilhamento com fornecedores ocorre na medida necessária para execução dos serviços, manutenção das integrações, atendimento, segurança, mensageria, registro operacional, conformidade e cumprimento das finalidades informadas.

10. Uso de dados provenientes da Meta e do WhatsApp

Quando a SYSCOB utiliza produtos, APIs ou integrações da Meta, incluindo WhatsApp Business Platform / Cloud API e Facebook Login, os dados recebidos são utilizados somente para finalidades compatíveis, tais como autenticação, integração técnica, atendimento, envio e recebimento de mensagens, gestão de conversas, registro de interações, suporte operacional, mensuração técnica, cumprimento de políticas da plataforma, segurança e prevenção a abuso.

A SYSCOB não utiliza dados obtidos por meio da Meta ou WhatsApp para venda de informações pessoais, spam, envio não autorizado, fraude, discriminação ou finalidades incompatíveis com esta Política, com a legislação aplicável ou com as políticas da Meta e do WhatsApp.

11. Cookies, pixels e rastreamento

No momento, a SYSCOB informa que não utiliza cookies de rastreamento, Meta Pixel, Google Analytics, Google Tag Manager, API de Conversões ou tecnologias de remarketing em seu site.

Caso essas tecnologias venham a ser utilizadas futuramente, esta Política poderá ser atualizada para informar as categorias de cookies, finalidades, bases legais e opções de gerenciamento disponíveis ao usuário.

12. Retenção dos dados

A SYSCOB mantém dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir as finalidades descritas nesta Política, incluindo atendimento, cobrança, execução contratual, cumprimento de obrigações legais, segurança, auditoria, prevenção a fraudes, exercício regular de direitos e comprovação de consentimento, opt-in ou opt-out.

Os prazos de retenção podem variar conforme natureza do dado, finalidade do tratamento, contrato com a empresa credora ou contratante, obrigação legal ou regulatória, necessidade de comprovação, solicitação do titular, segurança e auditoria. Quando os dados deixarem de ser necessários, poderão ser excluídos, anonimizados ou bloqueados, conforme aplicável.

13. Segurança dos dados

A SYSCOB adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais para proteger dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, alteração, divulgação indevida ou uso inadequado. Essas medidas podem incluir:

• controle de acesso e autenticação de usuários;
• restrição de permissões e revisão de acessos;
• registro de logs;
• políticas internas de segurança;
• uso de fornecedores tecnológicos confiáveis;
• mecanismos de segurança em sistemas e integrações;
• monitoramento de incidentes;
• proteção de credenciais e tokens;
• treinamento e orientação de colaboradores.

Apesar dos esforços de segurança, nenhum sistema é totalmente imune a riscos. Caso ocorra incidente relevante envolvendo dados pessoais, a SYSCOB adotará as medidas cabíveis de investigação, mitigação e comunicação, conforme exigido pela legislação aplicável.

14. Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores de tecnologia, hospedagem, mensageria, atendimento ou plataformas integradas, incluindo serviços da Meta e WhatsApp, podem processar ou armazenar dados em outros países.

Quando houver transferência internacional de dados, a SYSCOB adotará medidas compatíveis com a legislação aplicável, buscando preservar a segurança, confidencialidade e proteção dos dados pessoais.

15. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, o titular de dados pessoais pode solicitar:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade, quando aplicável;
• informação sobre compartilhamento;
• revogação do consentimento, quando o tratamento se basear em consentimento;
• eliminação de dados tratados com base em consentimento, quando aplicável;
• oposição ao tratamento, quando aplicável;
• revisão de decisões automatizadas, quando aplicável.

As solicitações devem ser enviadas para privacidade@syscob.com.br. A SYSCOB poderá solicitar informações adicionais para confirmar a identidade do solicitante e proteger os dados contra acesso indevido.

Quando a SYSCOB atuar como operadora de dados em nome de uma empresa contratante, determinadas solicitações poderão ser encaminhadas ou depender de validação da empresa controladora dos dados.

16. Exclusão de dados vinculados ao App da Meta

Caso o usuário deseje solicitar a exclusão de dados associados ao App da SYSCOB cadastrado na plataforma Meta, poderá acessar https://syscob.com.br/exclusao-de-dados ou enviar solicitação para privacidade@syscob.com.br com o assunto Solicitação de Exclusão de Dados - App Meta.

A solicitação deve conter, quando possível: nome completo, telefone/WhatsApp utilizado, e-mail utilizado, empresa credora ou atendimento relacionado, descrição da solicitação e confirmação de que deseja excluir dados associados ao App Meta da SYSCOB.

A SYSCOB analisará a solicitação e realizará a exclusão, anonimização, bloqueio ou restrição dos dados, conforme aplicável, salvo quando a retenção for necessária para cumprimento de obrigação legal, execução de contrato, proteção ao crédito, segurança, auditoria, prevenção a fraudes, exercício regular de direitos ou outra hipótese permitida pela legislação.

17. Crianças, adolescentes e dados sensíveis

Os serviços da SYSCOB não são direcionados a crianças ou adolescentes. A SYSCOB não busca coletar dados pessoais sensíveis de forma intencional. Caso informações sensíveis sejam recebidas incidentalmente ou sejam necessárias em contexto específico, o tratamento será realizado somente quando houver base legal adequada e finalidade legítima.

18. Decisões automatizadas

A SYSCOB pode utilizar automações para organizar atendimentos, classificar solicitações, registrar interações, enviar mensagens aprovadas, gerir filas, atualizar CRM e melhorar a eficiência operacional.

Caso exista decisão exclusivamente automatizada que produza efeitos relevantes sobre o titular, o usuário poderá solicitar informações e revisão, quando aplicável, pelo e-mail privacidade@syscob.com.br.

19. Links de terceiros

Nosso site, mensagens ou canais de atendimento podem conter links para sites, portais, plataformas ou serviços de terceiros, incluindo empresas credoras, contratantes, parceiros, meios de pagamento ou ferramentas externas.

A SYSCOB não é responsável pelas práticas de privacidade de terceiros. Recomendamos que o usuário consulte as políticas de privacidade desses terceiros antes de fornecer dados pessoais.

20. Atualizações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada periodicamente para refletir alterações em nossas práticas, tecnologias, serviços, obrigações legais, contratos ou políticas das plataformas utilizadas. A versão mais recente estará disponível em https://syscob.com.br/politica-de-privacidade.

21. Contato

Para dúvidas, solicitações, reclamações ou exercício de direitos relacionados à privacidade e proteção de dados, entre em contato: